Baggrund
Maxi Zoo havde startet en opgradering af det eksisterende ERP-system, da man kiggede ud i, at den version man anvendte snart ville være usupporteret. Samtidig med oplevede Maxi Zoo, at systemet på nogle områder begrænsede virksomhedens optimerings- og udviklingsmuligheder. På grund af integration af en opkøbt konkurrent valgte man at pause projektet og da man ønskede at starte op igen blev A-2 qua deres indsigt i forretningen inddraget som projektleder. Dette for at sikre styring af projektet i en tid hvor organisation stadig havde fokus på en ny hverdag hvor forretningen på kort tid var blevet 50% større.
Formålet med projektet var dels at sikre en smidig opgradering med minimal indsats, samtidig med at man fik nærmet sig en standard så meget som muligt. Maxi Zoo ønskede således en ‘en-til-en’-opgradering af det eksisterende system, og havde derfor ikke arbejdet med en egentlig kravspecifikation, ligesom leverandøren ikke havde en tilstrækkelig løsningsdokumentation og parathed til at balancere ”en-til-en” med ønsket om standard.
Tilgang
Indledningsvis udviklede A-2 en kravoversigt for at sikre et styringsredskab til intern forventningsafstemning og styring af de tekniske leverancer. Herefter designede A-2 et projekt hvori forretningen først var involveret i en koncentreret analysefase og dernæst konfiguration- samt testfase. I disse seancer var A-2 med til at styre oversættelsen af krav til løsning, og tydeliggøre hvad der skulle eksekveres samt hvilke tidligere features man kunne anvende i det nye ERP-system og hvor man kunne læne sig op ad standard løsningen. Derudover agerede A-2 projektleder i hypercare perioden for at sikre risikominimering i forhold til brugeranvendelighed samt tilfredshed med systemet.
Resultatet
A-2 medvirkede til, at Maxi Zoo opnåede en tilfredsstillende og styret go-live, efter et par udskydelser.
A-2s tilstedeværelse gennem hele processen bidrog med en væsentlig nedbringelse af risiko for yderligere overskridelse af tidsplan samt budget for projektets implementering efter en lidt kaotisk oprindelig projektopstart.
Maxi Zoo er nu i stand til at arbejde videre med deres forskellige optimeringstiltag der for manges vedkommende afhænger af- eller influeres af ERP-systemet.