”Quorum skabte værdi ved at stille deres erfaring og metodeapparat til rådighed. Børns Vilkår skifter måske WFM system hvert 8-10 år, mens Quorum arbejder med den type projekter på nærmest daglig basis. Ved at engagere Quorum, har vi fået et langt mere styret og kontrolleret forløb, hvor vi har følt os i gode hænder hele vejen igennem”

Thomas Reidar Andersen, IT & Økonomi Chef

Effektivt og grundigt valg af WFM til frivillige børnerådgivere

Baggrund

Børns Vilkår har behov for at tiltrække og fastholde frivillige til Børnetelefonen. Den centrale løsning til vagtplanlægning var ikke længere optimal ift. det stigende behov. Det blev derfor besluttet, at det var på tide med en fornyelse. Quorum blev bedt om at hjælpe med processen, grundet vores gode erfaringer og ekspertise indenfor WFM-systemer.

Tilgang

Quorum stillede først vores metodeapparat og guidance til rådighed for interne medarbejdere til behovsafdækning. Siden gik Quorum mere drivende ind i projektet, da vores kendskab til WFM-markedet, skulle sikre en effektiv udvælgelsesproces. Flere store danske/internationale leverandører der opfyldte kriterierne blev inviteret ind i processen.

I den første fase blev der udsendt RFI til alle partnere, samt inviteret til inspirationsmøder. Den anden fase bestod af bl.a. RFP-materiale, demomøder og evaluering. Det overordnede mål var at demonstrere løsningen og partnernes evne til at opfylde Børns Vilkårs krav til system, implementering og det fremtidige partnerskab.

Quorum involverede organisationen bredt, både i form af brugergrupper til udvælgelsesprocessen, men også styregruppen, for at skabe organisatorisk engagement til både valg og den senere implementering.

Resultatet

Gennem en grundig proces fik Børns Vilkår med hjælp fra Quorum skabt et overblik over WFM-markedet, blev klædt på til at vælge den rette pakke og partner, efter en grundig proces.

Børns Vilkår valgte et WFM-system som modtog opbakning fra hele organisationen og vil sikre den fornyelse, der er ønsket.

Den styrede valgproces gav den nødvendige transparens og overblik for Børns Vilkår, så der var fuld opbakning til det endelige valg.